软件文档(document)也称文件，通常指的是一些记录的数据 和数据媒体，它具有固定不变的形式，可被人和计算机阅读。它和 计算机程序共同构成了能完成特定功能的计算机软件(有人把源程序也当作文档的一部分)。我们知道，硬件产品和产品资料在整 个生产过程中都是有形可见的，软件生产则有很大不同，文档本 身就是软件产品。没有文档的软件，不成其为软件，更谈不到软件 产品。软件文档的编制(documentation)在软件开发工作中占有突 出的地位和相当的工作量。高效率、高质量地开发、分发、管理和维 护文档对于转让、变更、修正、扩充和使用文档，对于充分发挥软 件产品的效益有着重要意义。
软件开发人员在各个阶段中以文档作为前阶段工作成果的体现和后阶段工作的依据，这个作用是显而易见的。软件开发过程中软件开发人员需制定一些工作计划或工作报告，这些计划和报告都要提供给管理人员， 并得到必要的支持。管理人员则可通过这些文档了解软件开发项目安排、进度、资源使用和成果等。软件开发人员需为用户了解软件的使用、操作和维护提供详细的资料，我们称此为用户文档。以上三种文档构成了软件文档的主要部分。
一、用户文档：用户手册、操作手册、维护修改建议、软件需求（规格）说明书
二、开发文档：软件需求（规格）说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、可行性研究报告、项目开发计划
三、管理文档：项目开发计划、测试计划、测试报告、开发进度报告、开发总结报告
1. 可行性研究报告：说明该软件开发项目的实现在技术上、经济上和社会因素上的可行性，评述为了合理地达到开发目标可供选择的各种可能实施的方案，说明并论证所选定实施方案的理由。 2. 项目开发计划：为软件项目实施方案制定出具体计划，应该包括各部分工作的负责人员、开发的进度、开发经费的预算、所需的硬件及软件资源等。项目开发计划应提供给管理部门，并作为开发阶段评审的参考。 3. 软件需求说明书：也称软件规格说明书，其中对所开发软件的功能、性能、用户界面及运行环境等作出详细的说明。它是用户与开发人员双方对软件需求取得共同理解基础上达成的协议， 也是实施开发工作的基础。 4. 数据要求说明书：该说明书应给出数据逻辑描述和数据采集的各项要求，为生成和维护系统数据文卷作好准备。 5. 概要设计说明书：该说明书是概要设计阶段的工作成果，它应说明功能分配、模块划分、程序的总体结构、输入输出以及接口设计、运行设计、数据结构设计和出错处理设计等，为详细设计奠定基础。6. 详细设计说明书：着重描述每一模块是怎样实现的，包括实现算法、逻辑流程等。7. 用户手册：本手册详细描述软件的功能、性能和用户界面，使用户了解如何使用该软件。 8. 操作手册：本手册为操作人员提供该软件各种运行情况的有关知识，特别是操作方法的具体细节。9. 测试计划：为做好组装测试和确认测试，需为如何组织测试制定实施计划。计划应包括测试的内容、进度、条件、人员、测试用例的选取原则、测试结果允许的偏差范围等。10. 测试分析报告：测试工作完成以后，应提交测试计划执行情况的说明。对测试结果加以分析，并提出测试的结论意见。11. 开发进度月报：该月报系软件人员按月向管理部门提交的项目进展情况报告。报告应包括进度计划与实际执行情况的比较、阶段成果、遇到的问题和解决的办法以及下个月的打算等。12. 项目开发总结报告：软件项目开发完成以后，应与项目实施计划对照，总结实际执行的情况，如进度、成果、资源利用、成本和投入的人力。此外还需对开发工作作出评价，总结出经验和教训。13. 维护修改建议：软件产品投入运行以后，发现了需对其进行修正、更改等问题，应将存在的问题、修改的考虑以及修改的影响估计作详细的描述，写成维护修改建议，提交审批。以上这些文档是在软件生存期中，随着各阶段工作的开展适时编制。其中有的仅反映一个阶段的工作，有的则需跨越多个阶段。下表给出了各个文档应在软件生存期中哪个阶段编写。
软件生存期各阶段编制的文档
可行性研究与计划需求分析设计代码编写测试运行与维护可行性研究报告 项目开发计划 软件需求说明 数据要求说明 概要设计说明 详细设计说明 测试计划 用户手册 操作手册 测试分析报告 开发进度月报 项目开发总结 维护修改建议
这些文档最终要向软件管理部门，或是向用户回答以下的问题：
1. 哪些需求要被满足，即回答“做什么?”2. 所开发的软件在什么环境中实现以及所需信息从哪里来， 即回答“从何处?”3. 某些开发工作的时间如何安排，即回答“何时干?”4. 某些开发(或维护)工作打算由“谁来干?”5. 某些需求是怎么实现的?6. 为什么要进行那些软件开发或维护修改工作?上述十三个文档都在一定程度上回答了这六个方面的问题。这可从下表中看到。
什么何处何时谁如何为何可行性研究报告√ √项目开发计划√ √√ 软件需求说明√√ 数据要求说明√√ 概要设计说明 √ 详细设计说明 √ 测试计划 √√√ 用户手册 √ 操作手册 √ 测试分析报告√ 开发进度月报√ √ 项目开发总结√ 维护修改建议√ √ √
